意思表示やその通知は、その発信すべき期間や到達すべき期間が法律上、限定されているものが多いです。例えば、特定商取引法や割賦販売法等の規定によるクーリングオフ（意思表示の撤回又は契約解除の意思表示）の通知は、法定書面の交付を受けた日から８日以内に書面にて発信しなければ、その効力が生じません（契約や取引の分野により期間が異なります）。また、期間の定めがある建物賃貸借における更新拒絶の通知は、期間満了の１年前から６カ月前までの間にしなければ効果が認められません（期間内にその通知が相手方に到達する必要があります）。
これらの通知が所定の期間内に発信（あるいは到達）されたことを確実に証明できるようにしておくことが必要となります。そのために内容証明郵便を利用しましょう（実際によく利用されています）。
確定日付とは、書面が作成された日についての法律上の証拠となる日付のことです。法律上は、対抗要件と関連して用いられる場合が少なくありません。
確定日付が意味を持つ典型的な例として、債権譲渡があります。債権譲渡は、債務者に通知するか債務者が承諾することで債務者に対抗（主張）できますが、第三者に対して、通知又は承諾を対抗（主張）するためには確定日付が必要となります。
債権譲渡の通知をする場合は、内容証明郵便を利用しましょう（実際によく利用されています）。
所有権以外の財産権や債権は、権利行使をせずに一定の期間（消滅時効期間）が経過すると消滅時効の完成により、債権者が債務者にその債務の履行を強制できないようになってしまいます（ただし、債務者が消滅時効の利益を受けるには「消滅時効の援用」が必要になります。消滅時効の援用とは、時効の利益を受けることを主張することです）。
消滅時効の完成を妨げる債権者の手段として、債権者による「時効の中断」があります。時効の中断とは、時効の進行を止めさせ、それまで進行していた時効期間をゼロに戻すことです。例えば、１年で時効のところ１１カ月までいっていても、時効の中断事由があれば、またゼロから１年やり直しということです。
消滅時効を中断させるには、①請求、②差押え、仮差押え又は仮処分、③承認のいずれかの方法をとらなければなりません。また、もう一つの方法として、民法１５３条の「催告」があります（裁判外の請求の一例）。消滅時効の完成が差し迫っている場合には、裁判を起こしたりする前に、とりあえず（裁判外にて）催告（請求）をすることによって、権利を保全することができます（ただし、その後６カ月以内に裁判上の請求等をしなければ、時効中断の効果は生じません）。催告（請求）する場合には、債権者が催告（請求）した事実を証明可能な状態で行うことが重要です。口頭や電話での催告（請求）では、それを証明することが困難であるため、内容証明郵便を利用し、証明可能な状態にしておきます。
意思表示やその通知は、一般的に口頭や電話でも行うことができますが、法律で特に書面が要求されている場合があります。特定商取引法等の規定によるクーリングオフを行う場合などがその例です。
法律で特に書面を要求されているのにもかかわらず、口頭・電話などでクーリングオフの意思表示を行った場合、後々トラブルを招いてしまうことがあります。このような無用のトラブルを招かないためにも、内容証明郵便を利用しましょう（実際によく利用されています）。
内容証明郵便がよく利用されるのは、差出人の意思表示やその通知によって、何らかの法的効果が生じる場合です。例えば、契約解除の意思表示や予約完結権の行使、期間の定めがある建物賃貸借における更新拒絶の通知などです。このような重要な意思表示やその通知は、実際になされたかどうかの争いになることがありますので、実際になされたことを証明できる内容証明郵便を利用すべきです（実際によく利用されています）。
具体的なケース例
●制限能力者が能力回復後、相手から追認するかどうかの催告（請求）を受けた場合
制限能力者（未成年者・成年被後見人等）が成年に達したり、後見の審判が取り消されて能力者になった後に、相手から、その人に対し、１カ月以上の期間を定めて、制限能力者当時の行為を追認（取り消すことができる行為を確定的に有効にする）するかどうかの確答をするように、催告（請求）されることがあります。期間内に返事をしないと追認したものとみなされ、取消しができなくなります（民法２０条１項）。制限能力者が能力を回復するまでの間に、法定代理人、保佐人、補助人が催告（請求）を受けた場合も同様です（同条２項）。
●無権代理人の契約相手から、追認するかどうかの催告（請求）を受けた場合
代理権のない者が契約を締結しても、本人の追認がなければ、その契約は本人に対して効力を生じません（民法１１３条１項）。契約の相手は、本人に対し、相当の期間を定めて、当時の無権代理行為を追認するかどうかの確答をするように、催告（請求）できます。もし本人が期間内に返事をしないときは、追認を拒絶したものとみなされます（民法１１４条）。
●選択債権の選択を催告（請求）された場合
例えば、テレビかビデオデッキをもらえる約束になっている場合に、持ち主がどちらをくれるのか決めずにいるとき、もらう側から相当の期間を定めて、その期間内にどちらかに決めて欲しいと催告（請求）することができます。持ち主が期間内に決めないと、選択権はもらう側に移り、どちらかにして欲しいと決められます（民法４０８条）。
●解除するかどうかの催告（請求）を受けた場合
契約を解除できるのに解除しないでいるとき（解除権の行使について期間の定めがないとき）は、相手方は、解除権を有する人に対し、相当の期間を定めて、その期間内に解除するかどうかの確答をするように、催告（請求）できます。その期間内に契約解除の通知をしないと、解除権は消滅し、以後、契約解除はできなくなります（民法５４７条）。
●遺言に従うかどうかの催告（請求）を受けた場合
遺言にて財産を取得することになった者は、その遺言を承認（受け入れること）することも放棄することも自由です。なぜなら負担付の財産もあるからです。しかし、関係者から相当の期間を定めて、承認又は放棄をすべき旨の催告（請求）を受けたときは、その期間内に意思表示をしないと、その遺言を承認したものとみなされます（民法９８７条）。
●遠隔地の会社から契約の申込みがあった場合
相当の期間、返事をしないでおくと、契約の申込みはなかったことになります（商法５０８条１項）。
●商取引の申込みがあり、「買いたい」との申込みを受けた場合
直ちに「売るか売らないか」の返事をしないと、売ることを承知したものとみなされます（商法５０９条）。
●絶対に内容証明郵便を書いて、作って、出すべき場合があるのです。
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